数电票交付：XML/PDF与查验

数电票要交付的是「数据」，不只是图片

全面数字化的电子发票（数电票）没有纸质载体，以电子数据形式生成与流转。交付数电票给客户，本质是交付一组合规的电子文件，而不是发一张截图或扫描件。文件格式、交付渠道、接收与归档方式，决定了客户能否抵扣、入账与归档合规。开票方交付不规范，受票方就可能在入账或归档环节出问题。

数电票的三种文件

数电票不止一个文件，核心有三种：

三者的关系是：XML 是发票的数据原件，PDF/OFD 是由数据渲染出的版式文件。仅交付 PDF 而不交付 XML，受票方在入账归档与系统对接时会缺原件。

各文件的用途

• XML 数据文件：电子会计凭证的原始数据，受票方据此入账与归档，是法定保存对象；财务系统、报销平台通过 XML 实现发票自动采集与校验。
• OFD/PDF 版式文件：便于人眼查看与打印，常用于业务流转与存档展示。
• 发票图片：电子税务局与个税APP中的预览图，仅作展示，不具备原件效力。

归档合规的标志是「有 XML」。许多企业只保存 PDF 打印件，电子凭证原件缺失，跨年度财务检查或审计时无法满足电子会计档案要求。

交付渠道

数电票主流交付方式：

• 税务数字账户交付：开票方通过电子税务局税务数字账户直接推送，受票方账户自动接收，最规范、验真最直接。
• 电子邮件送达：开票方将 XML 与 PDF 一并发送受票方指定邮箱。
• 二维码交付：部分场景生成二维码，受票方扫码获取发票文件。
• 业务系统与API对接：开票系统与企业ERP、报销平台对接，自动化开具与传递。

接收与入账归档

受票方接收数电票后的规范处理：

1. 通过税务数字账户核对发票是否到达账户、状态是否正常（正常、作废、红冲）。
2. 取得 XML 原件与 PDF/OFD 版式文件，一并保存。
3. 在财务系统或报销平台录入或导入 XML，实现自动校验与入账。
4. 按电子会计凭证管理要求归档，保存期限同纸质会计档案，不得擅自销毁。
5. 作废或红冲的发票同步更新台账，避免重复入账。

与查验的衔接

• 数电票经税务数字账户推送的，账户内即为验真状态，无需单独查验。
• 仅收到 PDF、未推送至账户的，可通过「全电发票查验」入口按发票号码查验。
• 查验真伪、异常发票识别的完整方法见发票查验专文，本文聚焦交付与归档。
• 查验通过的数电票应及时下载 XML/OFD 原件，作为入账与归档依据。

常见坑

• 只交付 PDF：丢失 XML 原件，受票方入账归档不合规。
• 以截图代原件：把预览图当发票交付，受票方无法抵扣入账。
• 跨年无法查验：交付时未同步推送账户，受票方跨期查验次数受限或状态变化。
• 归档不规范：只存 PDF 不存 XML，电子会计档案不达标。
• 作废红冲未同步：发票作废或红冲未通知受票方，受票方重复入账。

实操建议

数电票交付看似就是「发个文件」，实则涉及文件类型、交付渠道、入账归档与查验衔接，受票方一旦拿不到 XML 原件就埋下归档隐患。建议由开票外包团队统一规范交付：优先税务数字账户推送、XML 与 PDF 同步交付、作废红冲实时同步、归档保留数据原件，让每一张数电票从开出到归档全程可追溯。